Makalah Tata Usaha,
Tata usaha adalah tempat/gedung atau ruangan yang
digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan
fasitilas penunjang. Tata Usaha
BAB I
PENDAHULUAN
a. Latar Belakang.
Selama ini
adminitasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulismenulis belaka pandangan orang
demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi
memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan tangan,
alat tulis, mesin ketik atau komputer. padahal banyak teori yang mengatakan
kegiatan administrasi lebih dari pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan
lagi bahwa administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan pendukung saja dalam
melengkapai kegiatan yang ada di lapangan
Tidak semuanya
pandangan demikian itu benar. Kegiatan administrasi atau tulis-menulis atau
lebih dikenal dengan ketata usahaan di sebuah lembaga mempunyai out put yang
sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi
dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya.
Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat
dansurat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata
hukum, jika akurasi isinya dijamin benar.
Oleh karena itu
keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan kedisiplinan baik
pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini
biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum.
Dalam bidang
pendidikan, kebutuhan informasi mulai tentang data lembaga, sarana kurikulum
sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh
perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta.
Dalam rangka
memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi
tantangan bagipara pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format
data administras
pendidikan dan sistem pengelolaan
data administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai keperluan.
.Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang tentu
format administrasi pendidikan harus kapable
terhadap teknologi informasi saat ini.
b. Ruang lingkup pembahasan.
Bertolak dari
pemikiran tersebut diatas, ditambah adanya kemajuan teknologi dan informasi
yang bisa dimanfaatkan untuk mendukunya saat ini, kiranya perlu adanya sebuah
pembakuan format administrasi pendidikan bagi satuan-satuan pendidikan di
Indonesia. Format administrasi pendidikan yang dimaksudkan adalah mudah
pengelolaannya, mudah pemahamannya dan bisa ditangani oleh tenagatenaga yang
pas-pasan pengetahuan Teknik Informasinya (TI). Padahal sementara ini banyak
institusi baik dari pemerintah maupun non pemerintah yang membutuhkan data
pendidikan pada suatu lembaga pendidikan dengan berbagai macam format
administrasi, sesuai kepentingan mereka.
Oleh karena itu dalam lingkup
masalah ini, penmulis hanya membatasi dalam membahas
:
1. Format baku data administarsi
kependidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan
2. Pelayanan informasi data administasi kependidikan.
BAB II
TINJAUAN TEORITIS
a. Pengertian Administrasi
Banyak
pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli administrasi, ada
pengertian adminitasi secara luas dan ada pengertian administrasi secara
sempit, dan bahkan ada yang mengartikan sebagai proses sosial
Dalam pengertian yang luas menurut
Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan
bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapantahapan
yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana
yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya,
administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai
fungsi administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry
Faysol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi
perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan Salah satu bentuk
rumusan pengertian adminitasi secara luas yang sederhana antara lain
menyebutkan :bahwa administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian pelaksanaan
kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu
bentuk usaha bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya
.
Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas,
yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota
kelompok.
Sedangkan dalam pengertian sempit,
sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya
“Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu
kegiatan yang meliputi
catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan
sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Selanjutnya,
dalam makalah ini penulis mengartikan administrasi dalam pengertian sempit
sebagai ketata usahaan. Meskipun sebenarnya antara administrasi dan
ketatausahaan mempunyai arti yang jauh berbeda tetapi penulis yakin bahwa
antara administrasi dengan ketatausahaan masih mempunyai keterkaitan yang
sangat erat..
b. Pengertian Tata Usaha
Ada beberapa
pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan
pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat.
Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha
a) Ditinjau
arai asal kata
Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata”
dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian
sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha
ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu
maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan
yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
b) Dalam Kamus Bahasa Indonesia
dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah
penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan,
negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang
menyelenggarakan taha usaha.
c) The Liang Gie dalam bukunya
Administrasi Perkantoran Modern memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah
segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan,
mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha
kerja.
Selanjutnya, dalam makalah ini tata
usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit
yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan
keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara
langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan
atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan.
c, Pengertian Pelayanan
Ada beberapa
pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan merupakan
serangkaian kegiatan, karena itu pelayananuga merupakan suatu proses. Sebagai
proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang
meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat (Munir, 2000; 17). Yang
dimaksud pelayan umum adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain
yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak Menurut Ahmad
Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum dapat diartikan sebagai perbuatan
atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk mengurus hal-hal yang
diperlukan masyarakat/ khalayak umum. Dengan demikian, pelayanan yang baik dan
berkualitas adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung
kesalahan, mengikuti prosedur yang telah ditetapkan Masih banyak pengertian
pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan
lain-lainnya.
Pada prinsipnya dapat disimpulkan
bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah
maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek,
antara lain :
- Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket
informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas ;
- Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan
persyaratan pelayanan
- Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas
pelayanan yang jelas ;
- Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan
tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi
atau
kedekatan seseorang ;
- Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi
kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna
pelayanan
secara administrasi ;
- Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi.
BAB III
PEMBAHASAN DAN KESIMPULAN
a. Pembahasan
Dengan melihat
latar belakang, ruang lingkup masalah serta membandingkan dengan berbagai
pengertian administrasi dan pelayanan, banyak hal tentang administrasi data
kependidikan di sekolah-sekolah yang masih perlu dibenahi sehingga memudahkan
dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat pengguna informasi kependidikan,
maupun kepada siswa yang membutuhkan informasi atau dokumen kependidikan
dirinya Dengan adanya teknologi informasi / komputer, selama ini setiap satuan
pendidikan atau sekolah memiliki format data administrasi kependidikan dan
sistem pengelolaan data adminitrasi kependidikan yang berbeda-beda. Begitu juga
program aplikasi yang digunakan juga berbeda-beda, menurut kemampuan petugas
pengelolanya. Beberapa sekolah ada yang mengelola data administasii kependidikannya
dengan program aplikasi Excel, Word dan Acces(Microsoft Ofice), tetapi
juga ada yang mengelola dengan program aplikasi dBase Visual atau Foxpro dan
bahkan ada yang menggunakan My SQL. Demikian juga petugas pengelolanya juga
berbeda-beda peranan dan jabatannya di sekolah. Ada petugas pengelola data
administasii kependidikan dari staf Tata Usaha, ada yang berasal dari seorang
guru yang dianggap mumpuni penguasaan komputernya
, tetapi juga ada yang berasal dari
staf administrasi jurusan. Hal ini paling tidak menjadi hambatan dalam rangka
tukar informasi antar sekolah atau dalam rangka memberikan pelayanan informasi
tentang data administasii kependidikan seperti data kelembagaan, kurikulum,
peralatan
maupun siswa dan keuangan. Belum
lagi kalau melayani institusi yang membutuhkan data administasii kependidikan
sesuai dengan kepentingan mereka seperti data siswa yang khusus berasal dari
desa “X” karena akan diberi beasiswa, atau siswa dari keluarga kurang mampu,
dan sebagainya Dari pihak-pihak yang berkopenten dan berwenang dibidang
pendidikan seperti Depdiknas, Dinas Pendidikan Propinsi dan Dinas Pendidikan
Kab/Kota, kelihatannya telah menyadari kondisi ini. Telah diujicobakan dan
disosialisasikan sistem pengelolaan data administasii kependidikan dan format
data administasii kependidikan melalui berbagai jenis pelatihan maupun
workshop. Akan tetapi kurang mendapat respon baik dari sekolahsekolah dengan
berbagai alasan. Banyak sekolah yang kurang bersedia memanfaatkan sistem
tersebut, karena harus entry data ulang, juga kurang
kapable dengan kepentingan sekolah
yang bersangkutan. Sebagai contoh, walaupun telah mengisi sistem pengelolaan
data administasii kependidikan yang disosialisasikan oleh Dinas Pendidikan
Kabupaten Tapanuli Tengah , tetapi untuk
kepentingan Ujian Nasional sekolah
masih harus mengisi PCPU yang didistribusikan ke sekolah-sekolah oleh Dinas
yang sama.
Demikian juga format data
administasii kependidikan dan sistem pengelolaan data administasii kependidikan
yang menggunanan NISN sekolah masih harus memenuhi permintaan data siswa kelas
III Dinas Pendidikan Kota sehubungan dengan Uji kompetensi, walaupun semua
siswa kelas III telah mempunyaiu NISN, yang data administasii kependidikan
sudah ada disana.
b. Kesimpulan
1. Agar sekolah
dapat memberikan pelayanan yang baik dan berkualitas akan kebutuhan data
administasii kependidikan di sekolah yang bersangkutan, kepala masyarakat,
sangat dibutuhkan adanya keseragaman format data administrasi kependidikan yang
baku, yang mudah pengelolaanya, mudah pemahamannya serta yang paling penting
kapable dengan program aplikasi yang selama ini digunakan oleh sekolah yang
bersangkutan. Sudah barang tentu format data harus lengkap, sehingga mampu
memenuhi kebutuhan masyarakat penggunanya.
2. Disamping
format data administasii kependidikan, juga sistem pengelolaan data
administasii kependidikan yang menggunakan progrtam aplikasi uyang sudah
familier dengan petugas-petugas pengelolanya. Kalau memang secara teknis harus
menggunakan program aplikasi lain, seharusnya ada semacam pendidikan atau
pelatihan cara mengkonversi sebuah data administasii kependidikan dari program
aplikasi yang digunakanb sekolah ke program aplikasi yang digunakan dalam
sistem pengelolaan data administasii kependidikan. Bukan sekedar pelatihan
mengoperasikan sistemnya saja atau entry data saja..
3. Mengingat
data administasii kependidikan sangat penting pernannya sebagai bahan
pertimbangan pengambilan kebijaksanaan di bidang pembangunan pendidikan, maka
yang paling penting adalah kejujuran dan kedisiplinan petugas pengelola/up date
data di setiap satuan pendidikan.
DAFTAR PUSTAKA
1. Soebroto, R. 1980. Pokok-pokok Pengertian Ilmu Taha
Usaha, Jakarta :
Balai Pembinaan Administrasi, Akademi
Administrasi Negara
2. Ahmad Batinggi, 1999. Manajerial Pelayanan Umum.
Universitas Terbuka,
Jakarta
3 Ciptono F, 1997. Prinsip-prinsip Total Quality Service.
Andi Offset.
Yogyakarta
4 Munir, 2000. Manajemen Pelayanan Publik. Bina Aksara.
Jakarta
5. Soewarno Handayaningrat, 1996. Pengantar Studi Ilmu
Administrasi dan
Manajemen. Gunung Agung. Jakarta